I crediti commerciali vantati da un’impresa derivano dai contratti che la stessa conclude con i propri clienti, per la fornitura di merci o servizi.
E’ quindi nella contrattualistica che vanno poste le basi per prevenire, sin dall’inizio, il verificarsi degli insoluti sui crediti, e limitare l’insorgenza di situazioni di responsabilità o di illecito che potrebbero coinvolgere l’impresa stessa.
Nella prassi commerciale avviene spesso che si perfezioni un rapporto contrattuale obbligatorio per mezzo di un semplice un accordo scritto ma informalmente raggiunto (esempio via e – mail). Un simile contratto potrebbe esporre l’impresa a rischi sulla “certezza” e sulla “esigibilità” nella pretesa del credito rendendo molto più tortuoso il recupero di un eventuale insoluto.
Anche un contratto scritto e formalmente stilato potrebbe comunque portare a spiacevoli conseguenze. Alcuni degli errori nella redazione del contratto che più comunemente possono compromettere una procedura di recupero del credito possono essere:
- generica specificazione della prestazione e dei compensi;
- mancanza dei tempi inerenti alle prestazioni (e quindi al momento di esigibilità del credito);
- assenza della clausola risolutiva espressa e di altre clausole che aiutano a rafforzare la posizione dell’impresa (patto di riservato dominio, clausola solve et repete, penali, foro competente ecc.);
- mancanza della “doppia sottoscrizione” delle eventuali clausole vessatorie;
- accettazione di un contratto con firma meccanicamente riprodotta;
- assenza di piccole accortezze redazionali.
La firma svolge un’importantissima funzione ad probationem nell’ accettazione dei termini contenuti in un contratto e quindi dell’obbligazione debitoria sorgente dallo stesso. Qualora la firma in un contratto fosse apposta in maniera meccanica (ad esempio scansionata assieme al contratto) e non fosse apposta in originale né in versione digitalmente conforme sul documento, il contratto stesso e le sue derivanti obbligazioni (ad esempio i termini per il pagamento della merce venduta) potrebbero essere facilmente opposte dal debitore (art. 2712 codice civile). A tal proposito è importante avere l’accortezza di:
- farsi consegnare il contratto sempre firmato in originale oppure con firma elettronica.
- conservarlo in cartaceo o con strumenti digitali di conservazione sostitutiva
Se il contratto è stato stipulato in maniera sommaria oppure se è stato consegnato in forma meccanicamente riprodotta è fondamentale raccogliere e conservare ordinatamente la corrispondenza con il Cliente. E-mail o lettere regolarmente scambiate con quest’ultimo potranno fungere da utile prova dell’avvenuta prestazione, che dà diritto al pagamento, e da strumento per sollecitare/raccogliere spontanee “ricognizioni di debito”.
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